Assalamu'alaikum Wr. Wb.
-Pendahuluan-
Halo teman-teman! Bertemu lagi di blog saya, di postingan saya kali ini, saya akan sharing kepada teman-teman semua tentang diagram tulang ikan atau fishbone diagram atau ishikawa diagram. Simak sampai selesai ya.
-Pengertian-
Diagram Ishikawan (disebut juga diagram tulang ikan atau cause-and-effect matrix) adalah diagram yang menunjukkan penyebab-penyebab dari sebuah even yang spesifik.
-Latar Belakang-
Diperkenalkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa, seorang ahli pengendalian kualitas dari Jepang sebagai satu dari tujuh alat kualitas dasar (7 Basic quality tools). Suatu tindakan dan langkah improvement akan lebih mudah dilakukan jika masalah dan akar penyebab masalah sudah ditemukan.
-Maksud dan tujuan-
Agar bisa membuat fishbone diagram untuk menyelesaikan masalah
-Waktu yang diperlukan-
1 hari
-Hasil yang diharapkan-
Terselesaikannya masalah dengan metodenya masing-masing
-Uraian-
1. Bagian-bagian diagram
a) Bagian kepala ikan
Kepala ikan biasanya selalu terletak di sebelah kanan. Di bagian ini, ditulis even yang dipengaruhi oleh penyebab-penyebab yang nantinya di tulis di bagian tulang ikan. Even ini sering berupa masalah atau topik yang akan dicari tahu penyebabnya.
b) Bagian tulang ikan
Pada bagian tulang ikan, ditulis kategori-kategori yang bisa berpengaruh terhadap even tersebut. Kategori yang paling umum digunakan :
-Orang : semua yang terlibat dari sebuah proses
-Metode : bagaimana proses itu dilakukan, kebutuhan yang spesifik dari proses itu, seperti prosedur, peraturan dll.
-Material : semua material yang diperlukan untuk menjalankan proses seperti bahan dasar, pena, kertas, dll.
-Mesin : semua mesin, peralata, komputer, dll yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan.
-Pengukuran : cara pengambilan data dari proses yang dipakai untuk menentukan kualitas proses.
-Lingkungan : kondisi di sekitar tempat kerja, seperti suhu udara, tingkat kebisingan, kelembapan udara, dll.
Dari masing-masing kategori tersebut, terus dikembangkan ke tahap yang lebih detail.
2. Waktu penggunaan fishbone diagram
Diagram fishbone ini dapat digunakan ketika kita perlu:
- Mengenali akar penyebab masalah atau sebab mendasar dari akibat, masalah, atau kondisi tertentu
- Memilah dan menguraikan pengaruh timbal balik antara berbagai faktor yang mempengaruhi akibat atau proses tertentu
- Menganalisa masalah yang ada sehingga tindakan yang tepat dapat diambil Manfaat menggunakan diagram fishbone ini:
- Membantu menentukan akar penyebab masalah dengan pendekatan yang terstruktur
- Mendorong kelompok untuk berpartisipasi dan memanfaatkan pengetahuan kelompok tentang proses yang dianalisis
- Menunjukkan penyebab yang mungkin dari variasi atau perbedaan yang terjadi dalam suatu proses
- Meningkatkan pengetahuan tentang proses yang dianalisis dengan membantu setiap orang untuk mempelajari lebih lanjut berbagai faktor kerja dan bagaimana faktor‐faktor tersebut saling berhubungan
- Mengenali area dimana data seharusnya dikumpulkan untuk pengkajian lebih lanjut
3. Langkah‐langkah untuk menyusun dan menganalisa diagram fishbone
1. Identifikasi dan definisikan dengan jelas hasil atau akibat yang akan dianalisis
- Hasil atau akibat disini adalah karakteristik dari kualitas tertentu, permasalahan yang terjadi pada kerja, tujuan perencanaan, dan sebagainya.
- Gunakan definisi yang bersifat operasional untuk hasil atau akibat agar mudah dipahami.
- Hasil atau akibat dapat berupa positif (suatu tujuan, hasil) atau negatif (suatu masalah, akibat). Hasil atau akibat yang negatif yaitu berupa masalah biasanya lebih mudah untuk dikerjakan. Lebih mudah bagi kita untuk memahami sesuatu yang sudah terjadi (kesalahan) daripada menentukan sesuatu yang belum terjadi (hasil yang diharapkan).
- Kita bisa menggunakan diagram pareto untuk membantu menentukan hasil atau akibat yang akan dianalisis
2. Gambar garis panah horisontal ke kanan yang akan menjadi tulang belakang.
- Disebelah kanan garis panah, tulis deskripsi singkat hasil atau akibat yang dihasilkan oleh proses yang akan dianalisis
- Buat kotak yang mengelilingi hasil atau akibat tersebut
.* : Untuk keperluan diagram digunakan contoh kasus penggunaan bahan bakar kendaraan perusahaan yang boros.
3. Identifikasi penyebab‐penyebab utama yang mempengaruhi hasil atau akibat.
- Penyebab Ini akan menjadi label cabang utama diagram dan menjadi kategori yang akan berisi berbagai penyebab yang menyebabkan penyebab utama.
- Untuk menentukan penyebab utama seringkali merupakan pekerjaan yang tidak mudah. Untuk itu kita dapat mencoba memulai dengan menulis daftar seluruh penyebab yang mungkin. Kemudian penyebab‐penyebab tersebut dikelompokkan berdasarkan hubungannya satu sama lain. Untuk membantu mengelompokkan atau mengkategorikan penyebab ini ada beberapa pedoman yang dapat digunakan.
Berikut ini beberapa panduan yang sering digunakan:
- Industri jasa, biasanya menggunakan pengkategorian 4S, yaitu: surrounding, supplier, system, skill.
- Di bidang administrasi dan pemasaran, biasanya menggunakan 8P, yaitu: product atau service, price, people, place, promotion, procedures, processes, policies.
- Industri manufaktur, biasanya menggunakan 6M, yaitu: Man (pelatihan, manajemen, sertifikasi, dan sejenisnya), Machine (perawatan, pemeriksaan, pemrograman, pengujian, update perangkat lunak dan keras), Material (bahan mentah, barang konsumsi, dan informasi), Method(pemrosesan, pengujian, pengendalian, perancangan, instruksi), Measurement (kalibrasi), Mother Nature (kondisi lingkungan seperti bising, kelembaban, temperatur)
Masih ada lagi jenis pengkategorian yang lain. Dalam menerapkannya, kita bebas untuk menentukan pengkategorian disesuaikan dengan kebutuhan.
Selain itu, ada variasi lain dalam menentukan penyebab‐penyebab. Dalam hal ini, daripada berusaha untuk menggolongkan seluruh penyebab kedalam berbagai kategori, tentukan saja penyebab berdasarkan urutan proses yang digunakan. Jadi, pada garis horisontal “tulang punggung ikan”, tuliskan semua proses utama dari kiri ke kanan.
- Tulis penyebab utama tersebut disebelah kiri kotak hasil atau akibat, beberapa tulis diatas garis horisontal, selebihnya dibawah garis.
- Buat kotak untuk masing‐masing penyebab utama tersebut Contoh:
4. Untuk setiap penyebab utama, identifikasi faktor‐faktor yang menjadi penyebab dari penyebab utama
- Identifikasi sebanyak mungkin faktor penyebab dan tulis sebagai sub cabang utama
- Jika penyebab‐penyebab minor menjadi penyebab dari lebih dari satu penyebab utama, tuliskan pada semua penyebab utama tersebut.
Contoh:
5. Identifikasi lebih detail lagi secara bertingkat berbagai penyebab dan lanjutkan mengorganisasikannya dibawah kategori atau penyebab yang berhubungan.
Hal ini dapat dilakukan dengan cara mengajukan serangkaian pertanyaan “mengapa”. Contoh pertanyaan untuk contoh kasus disini, adalah:
Contoh pertanyaan:
- Pertanyaan: Mengapa pengemudi menggunakan gigi persneling yang salah?
Jawaban: Pengemudi tidak mendengar suara mesin
- Pertanyaan: Mengapa pengemudi tidak mendengar suara mesin?
Jawaban: Radio dinyalakan dengan suara terlalu keras
Jawaban: pendengaran tidak bagus
- Pertanyaan: Mengapa ban sering kempes?
Jawaban: Tidak ada catatan ukuran tekanan ban
Jawaban: Ban sering bocor halus
- Pertanyaan: Mengapa ban sering bocor halus?
Jawaban: kualitas ban tidak bagus
- Pertanyaan: Mengapa perawatan tidak baik?
Jawaban: Kekurangan dana
Jawaban: tidak ada kesadaran
- Pertanyaan: Mengapa menggunakan BBM dengan kandungan oktan yang tidak tepat?
Jawaban: Tidak mengetahui kandungan oktan yang direkomendasikan
- Pertanyaan: Mengapa tidak ada rekomendasi kandungan oktan
Jawaban: Tidak ada buku manual kepemilikan kendaraan
Catatan: Jika sebuah cabang memiliki banyak sub cabang dapat dipecah menjadi diagram yang lebih kecil.Diagram diatas belum semua penyebab minor digambarkan.
6. Menganalisis diagram
Analisis membantu kita mengidentifikasi penyebab yang menjamin pemeriksaan lebih lanjut. Diagram fishbone ini hanya mengidentifikasi kemungkinan penyebab. Diagram pareto dapat digunakan untuk membantu kita menentukan penyebab yang akan pertama kita fokuskan.
- Lihat keseimbangan diagram:
- Jika ada kelompok dengan banyak item pada suatu area dapat mengindikasikan perlunya pengkajian lebih lanjut
- Jika ada kategori utama dengan sedikit penyebab minor dapat mengindikasikan perlunya indentifikasi lagi penyebab minornya.
- Jika ada beberapa cabang kategori utama hanya memiliki sedikit sub cabang, mungkin kita perlu mengkombinasikannya dalam satu kategori.
- Cari penyebab yang muncul berulang, mungkin penyebab ini adalah penyebab akar
- Cari apa yang bisa diukur dari setiap penyebab sehingga kita dapat mengkuantitaskan hasil atau akibat dari setiap perubahan yang kita lakukan
- Dan yang terpenting, identifikasi penyebab‐penyebab yang dapat diambil tindakan
Dari contoh kasus, hasil analisisnya adalah:
- Tingkat detail sudah seimbang
- Tidak ada penyebab yang berulang
- Perawatan buruk sepertinya menjadi penyebab yang dapat dilakukan pengukuran terhadapnya
- Perawatan buruk sepertinya juga menjadi penyebab yang dapat dilakukan tindakan terhadapnya.
4. Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram
Pembuatan fishbone diagram kemungkinan akan menghabiskan waktu sekitar 30-60 menit dengan peserta terdiri dari orang-orang yang kira-kira mengerti/paham tentang masalah yang terjadi, dan tunjuklah satu orang pencatat untuk mengisi fishbone diagram. Alat-alat yang perlu disiapkan adalah: flipchart atau whiteboard dan marking pens atau spidol.
Langkah 1: Menyepakati pernyataan masalah
- Sepakati sebuah pernyataan masalah (problem statement). Pernyataan masalah ini diinterpretasikan sebagai “effect”, atau secara visual dalam fishbone seperti “kepala ikan”.
- Tuliskan masalah tersebut di tengah whiteboard di sebelah paling kanan, misal: “Bahaya Potensial Pembersihan Kabut Oli”.
- Gambarkan sebuah kotak mengelilingi tulisan pernyataan masalah tersebut dan buat panah horizontal panjang menuju ke arah kotak .
Langkah 2: Mengidentifikasi kategori-kategori
- Dari garis horisontal utama, buat garis diagonal yang menjadi “cabang”. Setiap cabang mewakili “sebab utama” dari masalah yang ditulis. Sebab ini diinterpretasikan sebagai “cause”, atau secara visual dalam fishbone seperti “tulang ikan”.
- Kategori sebab utama mengorganisasikan sebab sedemikian rupa sehingga masuk akal dengan situasi. Kategori-kategori ini antara lain:
- Kategori 6M yang biasa digunakan dalam industri manufaktur:
- Machine (mesin atau teknologi),
- Method (metode atau proses),
- Material (termasuk raw material, consumption, dan informasi),
- Man Power (tenaga kerja atau pekerjaan fisik) / Mind Power (pekerjaan pikiran: kaizen, saran, dan sebagainya),
- Measurement (pengukuran atau inspeksi), dan
- Milieu / Mother Nature (lingkungan).
- Kategori 8P yang biasa digunakan dalam industri jasa:
- Product (produk/jasa),
- Price (harga),
- Place (tempat),
- Promotion (promosi atau hiburan),
- People (orang),
- Process (proses),
- Physical Evidence (bukti fisik), dan
- Productivity & Quality (produktivitas dan kualitas).
- Kategori 5S yang biasa digunakan dalam industri jasa:
- Surroundings (lingkungan),
- Suppliers (pemasok),
- Systems (sistem),
- Skills (keterampilan), dan
- Safety (keselamatan).
- Kategori di atas hanya sebagai saran, kita bisa menggunakan kategori lain yang dapat membantu mengatur gagasan-gagasan. Jumlah kategori biasanya sekitar 4 sampai dengan 6 kategori.
Langkah 3: Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara brainstorming
- Setiap kategori mempunyai sebab-sebab yang perlu diuraikan melalui sesi brainstorming.
- Saat sebab-sebab dikemukakan, tentukan bersama-sama di mana sebab tersebut harus ditempatkan dalam fishbone diagram, yaitu tentukan di bawah kategori yang mana gagasan tersebut harus ditempatkan, misal: “Mengapa bahaya potensial? Penyebab: Karyawan tidak mengikuti prosedur!” Karena penyebabnya karyawan (manusia), maka diletakkan di bawah “Man”.
- Sebab-sebab ditulis dengan garis horisontal sehingga banyak “tulang” kecil keluar dari garis diagonal.
- Pertanyakan kembali “Mengapa sebab itu muncul?” sehingga “tulang” lebih kecil (sub- sebab) keluar dari garis horisontal tadi, misal: “Mengapa karyawan disebut tidak mengikuti prosedur? Jawab: karena tidak memakai APD”.
- Satu sebab bisa ditulis di beberapa tempat jika sebab tersebut berhubungan dengan beberapa kategori.
Langkah 4: Mengkaji dan menyepakati sebab-sebab yang paling mungkin
- Setelah setiap kategori diisi carilah sebab yang paling mungkin di antara semua sebab- sebab dan sub-subnya.
- Jika ada sebab-sebab yang muncul pada lebih dari satu kategori, kemungkinan merupakan petunjuk sebab yang paling mungkin.
- Kaji kembali sebab-sebab yang telah didaftarkan (sebab yang tampaknya paling memungkinkan) dan tanyakan , “Mengapa ini sebabnya?”
- Pertanyaan “Mengapa?” akan membantu kita sampai pada sebab pokok dari permasalahan teridentifikasi.
- Tanyakan “Mengapa ?” sampai saat pertanyaan itu tidak bisa dijawab lagi. Kalau sudah sampai ke situ sebab pokok telah terindentifikasi.
- Lingkarilah sebab yang tampaknya paling memungkin pada fishbone diagram.
5. Validasi penyebab
Tidak semua penyebab yang ada di bagian tulang ikan memiliki kontribusi yang sama terhadap even atau permasalahan. Beberapa penyebab memiliki kontribusi yang sangat besar, namun ada juga penyebab yang kontribusinya terlalu kecil, bahkan mungkin hampir tidak ada kontribusi sama sekali. Hal yang perlu dilakukan setelah diagram ishikawa selesai dibuat adalah memvalidasi masing-masing penyebab untuk mengetahui seberapa besar kontribusi penyebab tersebut.
-Kesimpulan-
Dengan semua penjelasan mengenai diagram fishbone diatas, semoga kita bisa membuat fishbone diagram.
-Referensi-
-Penutup-
Sekian dari postingan saya kali ini, sampai berjumpa di postingan blog saya selanjutnya. Maaf jika ada kesalahan kata,
Wassalamu'alaikum Wr. Wb.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar